Vivi Pratiwi
Human Capital, HR Operations, dan HRIS Professional dengan pengalaman 10+ tahun memadukan administrasi personalia lapangan dengan digitalisasi sistem berskala nasional untuk 7.000–8.000 karyawan aktif di seluruh Indonesia.
Vivi Pratiwi
HRIS & Operations Specialist
"Human Capital & Operations Professional specializing in HRIS development, workforce operations, employee data governance, and industrial relations, with proven experience leading digital transformation initiatives and managing large-scale workforce operations across Indonesia."
Kompetensi Utama
Human Capital & HR Operations
HRIS & Digital Transformation
Industrial Relations
Data Analytics & Reporting
Riwayat Karier
Operations Supervisor – HRIS & Operations
Mengelola operasional harian database dan pengarsipan data pada sistem kerja nasional (>7.000 karyawan aktif) secara periodik.
- Mengaudit dan mengontrol kepatuhan administrasi sistem serta validitas database pada sistem internal PARIS HRIS.
- Meninjau, memvalidasi, dan menyusun penutupan data bulanan (closing data database) setiap tanggal 16 secara tepat waktu untuk kelancaran payroll.
- Meninjau dan menindaklanjuti feedback / keluhan dari call center, email, dan telepon master perusahaan terkait kendala sistem HRIS.
- Mengelola kasus hubungan industrial, penjatuhan sanksi administratif, skorsing, hingga penyusunan surat Pemutusan Hubungan Kerja (SPHK).
- Mengoordinasikan dan menjembatani kebutuhan integrasi data antara Direksi (COO/CXO), tim IT developer, HRBP, dan tim Klien (Paragon Group).
Key Achievements
- Mensupervisi secara langsung kinerja, koordinasi tugas, dan penilaian KPI Index bulanan bagi 3 staf HC (2 HC Admin, 1 Messenger).
- Memimpin perencanaan migrasi dan penyelarasan alur kerja administrasi personalia (mapping field gaji & area kerja) menuju sistem Sunfish (2026).
HC Supervisor / Team Leader – HRIS Development
Memimpin perancangan, pengembangan modul baru, penyempurnaan, dan pengawasan operasional harian sistem PARIS HRIS secara nasional.
- Melakukan requirement gathering, analisis proses bisnis, dan pembuatan flowchart fungsional sistem PARIS HRIS (Database, PKWT, Absensi, Evaluasi) dari nol hingga UAT.
- Merancang Standar Operasional Prosedur (SOP) Human Capital baru yang disesuaikan dengan otomatisasi sistem PARIS.
- Mengelola perbaikan bug sistem (seperti duplikasi nomor surat), audit data, dan sinkronisasi database aplikasi dengan berkas fisik PKWT.
- Menyusun alur kerja administrasi baru meliputi alur pembuatan tanda terima HC, pengarsipan dokumen In/Out, New Hire HO, dan pembuatan paklaring digital.
- Merumuskan proses pemutakhiran data massal (data cleansing) untuk menyaring 4.500+ record database mutasi karyawan.
Key Achievements
- Berhasil merancang dan merilis 8 modul PARIS (Database, PKWT, Absensi, Rotasi, Tanda Terima, BPJS, Modul SP, dan Evaluasi) yang digunakan aktif oleh ±45 HRBP dan ±45 Admin HR nasional.
- Merancang modul pembatalan pengajuan kontrak (Addendum) dan modul evaluasi personil terpadu di dalam PARIS.
Project Admin Staff / Project Assistant (HC & Operational)
Mendukung administrasi operasional proyek nasional dan asisten personal COO dalam optimalisasi dan penyelesaian hambatan alur kerja internal.
- Mengelola berkas data karyawan proyek, rekapitulasi data absensi fingerprint harian, penyiapan dokumen, slip gaji, serta berkas penagihan.
- Membantu rekrutmen staff proyek, mengelola administrasi keluar-masuk karyawan, serta menyusun laporan periodik proyek.
- Bertindak sebagai notulen rapat direksi, menyusun Minutes of Meeting (MOM) resmi untuk rapat COO, serta memantau tindak lanjut keputusan rapat.
Key Achievements
- Menginisiasi pembuatan sistem pemutakhiran data karyawan berbasis crowdsourcing web internal (prekursor PARIS) untuk 4.500+ staf lapangan.
- Ditargetkan sejak awal masuk Paragita untuk menginisiasi pembuatan sistem HRIS internal demi menggantikan sistem vendor, yang kemudian berhasil merintis pembentukan unit bisnis/perusahaan IT baru bernama Synergy yang berfokus pada pengembangan IT grup.
Personal Data – HR & General Affairs
Mengelola administrasi personalia harian secara komprehensif, kepatuhan kontrak karyawan, manajemen database, pemenuhan benefit kesehatan, serta pengawasan operasional General Affairs.
- Mengelola siklus administrasi data personalia mencakup cuti, lembur, pendaftaran dan klaim BPJS Kesehatan/Ketenagakerjaan serta asuransi kesehatan swasta (Pacific Cross).
- Mengontrol data absensi fingerprint harian, memelihara database history karyawan, dan menyusun Laporan Bulanan (LAPBUL) HRGA serta analisis in-out karyawan (turnover & mutasi).
- Menyusun draf dokumen ketenagakerjaan resmi seperti PKWT/PKWTT, Surat Perjanjian Sales, Surat Keputusan (SK) mutasi/promosi, clearance form, dan surat keterangan kerja (paklaring).
- Mendukung pelaksanaan rekrutmen staff dengan administrasi asesmen psikologis (Psikotes & Wonderlic Personnel Test / WPT), koordinasi training, dan penyelenggaraan New Employee Orientation (NEO).
- Mengelola korespondensi administrasi disiplin karyawan seperti Internal Office Memo (IOM) divisi dan Surat Peringatan (SP).
- Supervisi harian terhadap 18 staf GA/operasional lapangan serta pengelolaan inventaris kantor, pengadaan ATK, kas kecil, dan akun transportasi korporat (Grab Trips).
- Mendukung proses migrasi dan peralihan sistem HRIS dari vendor ke sistem internal, berkolaborasi dengan tim IT dalam pembuatan akun pengguna baru, serta merumuskan matriks wewenang/kebutuhan akses untuk seluruh fungsi HR perusahaan.
Key Achievements
- Mensukseskan program digitalisasi, penataan alfabetis, dan packing arsip fisik dokumen PKWT/SPHL karyawan untuk pemindahan aman ke Indoarsip.
- Meningkatkan efisiensi waktu penyusunan Laporan Bulanan (LAPBUL) divisi HRGA hingga 40% melalui simplifikasi & standarisasi formulir data Excel.
Receptionist
Mengelola administrasi front office, penanganan tamu perusahaan, korespondensi surat menyurat, pengarsipan dokumen, serta koordinasi internal.
Chief Frontliner / Head Cashier
Mengelola operasional harian outlet penjualan, mengawasi cashflow/transaksi harian, laporan penjualan, setoran bank, stock opname, melatih karyawan baru, serta memantau kualitas layanan pelanggan.
Key Achievements
- Promosi berjenjang dari Cashier → Head Cashier → Chief Frontliner dalam 2 tahun karena performa operasional yang sangat baik.
Proyek Unggulan
PARIS HRIS Development
Perancangan sistem informasi personalia komprehensif nasional mencakup database, PKWT, absensi fingerprint, workflow, dan analytics.
Sunfish HRIS Migration Project
Memimpin perencanaan migrasi dan penyelarasan alur kerja administrasi personalia (mapping field gaji, area kerja, level jabatan, data kontrak) menuju sistem Sunfish.
PARIS SP & Mutasi-Rotasi Module
Merancang modul Mutasi-Rotasi serta modul Surat Peringatan (SP) digital di PARIS, mencakup flow status, nomor case otomatis, dan modul batal/tolak case.
BPJS Compliance & Audit Project
Melakukan audit kepatuhan, pembersihan nama ganda (double names), dan perbaikan data riwayat kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan/Kesehatan nasional.
PKWT Organization & Tracking Project
Melakukan tracking dan perapihan dokumen PKWT fisik yang belum diterima dari cabang nasional serta standardisasi format tanda terima hardcopy.
Self-Service Crowdsourced Biodata System
Membangun web pengumpulan biodata mandiri karyawan lapangan untuk 4.500+ staf, memotong inefisiensi pengumpulan manual.
Alat & Sistem
Sistem HR
Produktivitas & Pengolahan Data
Kolaborasi & Desain Proses
Hubungi Saya
Informasi Kontak
Silakan hubungi saya untuk kolaborasi proyek, peluang kerja sama, atau diskusi HRIS & HR Operations.