Kembali ke Portofolio
EN

Vivi Pratiwi

Human Capital, HR Operations & HRIS Professional

Jakarta Timur, Indonesia
+62 813-5000-2654
vpratiwi16@gmail.com
linkedin.com/in/vivi-pratiwi

Profil Profesional

Human Capital, HR Operations, dan HRIS Professional dengan pengalaman lebih dari 10 tahun memimpin operasional HR, tata kelola data karyawan nasional, serta pengembangan sistem HRIS internal. Berhasil menginisiasi dan merilis platform PARIS HRIS dari nol untuk kebutuhan nasional lebih dari 7.000–8.000 karyawan aktif. Memiliki spesialisasi kuat dalam business process mapping, integrasi API sistem HR dengan klien, otomatisasi dokumen kepatuhan PKWT, rekrutmen staff, koordinasi lintas divisi (IT, Finance, Legal), serta pengelolaan hubungan industrial secara patuh hukum. Mampu mensupervisi tim dan mengambil keputusan berbasis data analitik operasional untuk menekan inefisiensi biaya.

Kompetensi Utama

Personnel Administration HRIS Product Ownership Employee Lifecycle Management Contract Automation (PKWT) UAT & System Testing Attendance Management Industrial Relations (PHK, SP, PB) Data Cleansing & Governance Team Supervision & KPI Audit

Alat & Sistem

PARIS HRIS Vendor HRIS Platforms Fingerprint Systems Advanced Microsoft Excel Microsoft Office Suite Google Workspace Trello Canva Figma (UI Flow)

Pengalaman Kerja

Operations Supervisor – HRIS & Operations | PT Paragita Inspira (Absolute Group)
Jan 2026 – Sekarang
  • Mengelola operasional harian database dan pengarsipan data pada sistem kerja nasional (>7.000 karyawan aktif) secara periodik.
  • Mengaudit dan mengontrol kepatuhan administrasi sistem serta validitas database pada sistem internal PARIS HRIS.
  • Meninjau, memvalidasi, dan menyusun penutupan data bulanan (closing data database) setiap tanggal 16 secara tepat waktu untuk kelancaran payroll.
  • Meninjau dan menindaklanjuti feedback / keluhan dari call center, email, dan telepon master perusahaan terkait kendala sistem HRIS.
  • Mengelola kasus hubungan industrial, penjatuhan sanksi administratif, skorsing, hingga penyusunan surat Pemutusan Hubungan Kerja (SPHK).
  • Mengoordinasikan dan menjembatani kebutuhan integrasi data antara Direksi (COO/CXO), tim IT developer, HRBP, dan tim Klien (Paragon Group).
Prestasi Utama
  • Mensupervisi secara langsung kinerja, koordinasi tugas, dan penilaian KPI Index bulanan bagi 3 staf HC (2 HC Admin, 1 Messenger).
  • Memimpin perencanaan migrasi dan penyelarasan alur kerja administrasi personalia (mapping field gaji & area kerja) menuju sistem Sunfish (2026).
HC Supervisor / Team Leader – HRIS Development | PT Paragita Tunas Inspira
2022 – 2025
  • Melakukan requirement gathering, analisis proses bisnis, dan pembuatan flowchart fungsional sistem PARIS HRIS (Database, PKWT, Absensi, Evaluasi) dari nol hingga UAT.
  • Merancang Standar Operasional Prosedur (SOP) Human Capital baru yang disesuaikan dengan otomatisasi sistem PARIS.
  • Mengelola perbaikan bug sistem (seperti duplikasi nomor surat), audit data, dan sinkronisasi database aplikasi dengan berkas fisik PKWT.
  • Menyusun alur kerja administrasi baru meliputi alur pembuatan tanda terima HC, pengarsipan dokumen In/Out, New Hire HO, dan pembuatan paklaring digital.
  • Merumuskan proses pemutakhiran data massal (data cleansing) untuk menyaring 7.000+ record database mutasi karyawan.
Prestasi Utama
  • Berhasil merancang dan merilis 8 modul PARIS (Database, PKWT, Absensi, Rotasi, Tanda Terima, BPJS, Modul SP, dan Evaluasi) yang digunakan aktif oleh ±45 HRBP dan ±45 Admin HR nasional.
  • Merancang modul pembatalan pengajuan kontrak (Addendum) dan modul evaluasi personil terpadu di dalam PARIS.
Project Admin Staff / Project Assistant (HC & Operational) | PT Paragita Tunas Inspira
2020 – 2022
  • Mendukung administrasi operasional proyek nasional dan asisten personal COO dalam optimalisasi dan penyelesaian hambatan alur kerja internal.
  • Mengelola berkas data karyawan proyek, rekapitulasi data absensi fingerprint harian, penyiapan dokumen, slip gaji, serta berkas penagihan.
  • Membantu rekrutmen staff proyek, mengelola administrasi keluar-masuk karyawan, serta menyusun laporan periodik proyek.
  • Bertindak sebagai notulen rapat direksi, menyusun Minutes of Meeting (MOM) resmi untuk rapat COO, serta memantau tindak lanjut keputusan rapat.
Prestasi Utama
  • Menginisiasi pembuatan sistem pemutakhiran data karyawan berbasis crowdsourcing web internal (prekursor PARIS) untuk 7.000+ staf lapangan.
  • Ditargetkan sejak awal masuk Paragita untuk menginisiasi pembuatan sistem HRIS internal demi menggantikan sistem vendor, yang kemudian berhasil merintis pembentukan unit bisnis/perusahaan IT baru bernama Synergy yang berfokus pada pengembangan IT grup.
Personal Data – HR & General Affairs | Synthesis Development
2016 – 2020
  • Mengelola administrasi personalia secara menyeluruh, mencakup pemutakhiran database history karyawan, rekapitulasi data lembur, pengajuan cuti, serta pendaftaran & penanganan klaim kepesertaan BPJS Kesehatan/Ketenagakerjaan dan asuransi kesehatan swasta (Pacific Cross).
  • Mengontrol rekapitulasi data absensi fingerprint harian, menganalisis dan menindaklanjuti laporan penyimpangan kehadiran karyawan guna memastikan kedisiplinan staf.
  • Mengelola siklus hidup dokumen kerja karyawan, meliputi penyusunan kontrak kerja (PKWT/PKWTT), Surat Perjanjian Sales, Surat Keputusan (SK) mutasi/promosi, formulir clearance, dan penerbitan paklaring (Surat Keterangan Kerja).
  • Mendukung proses rekrutmen staff melalui pelaksanaan asesmen psikologis (Psikotes, Wonderlic Personnel Test / WPT), mengoordinasikan kebutuhan pelatihan (training), serta menyelenggarakan sesi New Employee Orientation (NEO).
  • Menyusun Laporan Bulanan (LAPBUL) HRGA, laporan in-out karyawan (analisis turnover & mutasi), serta mengelola korespondensi surat resmi seperti Internal Office Memo (IOM) divisi dan Surat Peringatan (SP) kedisiplinan karyawan.
  • Mengawasi operasional harian General Affairs (GA) kantor (termasuk inventaris, ATK, kas kecil, dan pengelolaan akun Grab Trips korporat) serta memimpin langsung 18 staf GA/operasional lapangan dalam memastikan kelancaran aktivitas harian kantor.
  • Mendukung proses migrasi dan peralihan sistem HRIS dari vendor ke sistem internal, berkolaborasi dengan tim IT dalam pembuatan akun pengguna baru, serta merumuskan matriks wewenang/kebutuhan akses untuk seluruh fungsi HR perusahaan.
Prestasi Utama
  • Berhasil memilah, mendigitalisasi, dan menata arsip fisik dokumen PKWT/SPHL karyawan secara alfabetis serta mengkoordinasikan pemindahan arsip historis ke Indoarsip secara terstruktur dan aman.
  • Mengoptimalkan efisiensi penyusunan laporan bulanan (LAPBUL) HRGA hingga 40% melalui penyederhanaan dan standardisasi template Excel.
Receptionist | Synthesis Development
2014 – 2016
  • Mengelola penerimaan tamu perusahaan, korespondensi surat menyurat, pengarsipan dokumen, dan administrasi front office.
Chief Frontliner / Head Cashier | PT Dunia Makmur Jaya (Breadlife)
2012 – 2014
  • Mengelola transaksi harian outlet, petty cash, setoran bank, rekap penjualan, stock opname, melatih kasir baru, dan memantau pelayanan.
Prestasi Utama
  • Promosi berjenjang 2 kali dalam 2 tahun (Cashier → Head Cashier → Chief Frontliner) berdasarkan kinerja operasional.

Proyek Utama

PARIS HRIS Development
Initiator & Process Designer

Perancangan sistem informasi personalia komprehensif nasional mencakup database, PKWT, absensi fingerprint, workflow, dan analytics.

Hasil: Mengurangi 80% administrasi manual, meminimalisir denda PKWT, database karyawan terpusat terpadu.
Sunfish HRIS Migration Project
Project Leader (2025-2026)

Memimpin perencanaan migrasi dan penyelarasan alur kerja administrasi personalia (mapping field gaji, area kerja, level jabatan, data kontrak) menuju sistem Sunfish.

Hasil: Kesiapan data 100% tervalidasi sebelum proses migrasi untuk transisi sistem yang mulus dan minim kendala.
PARIS SP & Mutasi-Rotasi Module
Feature Lead & Designer (2024)

Merancang modul Mutasi-Rotasi serta modul Surat Peringatan (SP) digital di PARIS, mencakup flow status, nomor case otomatis, dan modul batal/tolak case.

Hasil: Otomatisasi 100% flow persetujuan mutasi dan kepatuhan administrasi tindakan disiplin karyawan.
BPJS Compliance & Audit Project
Data Governance Expert (2025)

Melakukan audit kepatuhan, pembersihan nama ganda (double names), dan perbaikan data riwayat kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan/Kesehatan nasional.

Hasil: Meminimalisir kesalahan pelaporan premi, akurasi data BPJS nasional melampaui 99.8%.
PKWT Organization & Tracking Project
Project Manager (2022-2023)

Melakukan tracking dan perapihan dokumen PKWT fisik yang belum diterima dari cabang nasional serta standardisasi format tanda terima hardcopy.

Hasil: Menghilangkan backlog dokumen fisik PKWT dan meningkatkan ketertiban pengarsipan kontrak nasional.
Self-Service Crowdsourced Biodata System
System Initiator (Project 2020)

Membangun web pengumpulan biodata mandiri karyawan lapangan untuk 4.500+ staf, memotong inefisiensi pengumpulan manual.

Hasil: Sukses mempercepat pengumpulan data dasar awal guna membangun fondasi database HRIS nasional PARIS.

Pendidikan

Sarjana Manajemen (S.M.) – Manajemen Sumber Daya Manusia
STIE Kusuma Negara
Lulus: 2021

Sorotan Karier